MANAJEMEN KEARSIPAN

DAFTAR ISI

PRAKATA....................................................................................................       

KATA PENGANTAR...................................................................................       

BAB      I : ARSIP DAN KEARSIPAN.....................................................       

A.    Pengertian Arsip...................................................................       

B.     Batasan tentang Arsip..........................................................       

C.     Daya Guna Warkat...............................................................       

D.    Pengelolaan Arsip.................................................................

1.      Arsip tidak penting.........................................................

2.      Arsip biasa......................................................................       

3.      Arsip penting..................................................................       

4.      Arsip sangat penting.......................................................       

E.     Jenis Arsip............................................................................       

F.      Penataan Arsip.....................................................................       

G.    Sistem Penyimpanan Arsip...................................................       

H.    Peminjaman Arsip................................................................

BAB     II : PRINSIP PENYIMPANAN ARSIP.........................................       

A.    Tempat Penyimpanan Arsip.................................................       

B.     Persyaratan Petugsa Kearsipan.............................................       

C.     Asas Penyimpanan...............................................................       

1.      Sentralisasi......................................................................       

2.      Desentralisasi..................................................................       

3.      Konsentrasi.....................................................................       

4.      Dekonsentrasi.................................................................       

BAB    III : PENILAIAN DAN PENGAMANAN ARSIP........................

A.    Nilai Arsip............................................................................

B.     Angka Cermatan Tata Arsip.................................................       

C.     Pengamanan Arsip................................................................       

1.    Penertiban Kegiatan........................................................       

2.    Pemeliharaan Arsip..........................................................       

BAB    IV : PENYUSUTAN DAN PEMINDAHAN ARSIP.....................

A.    Angka Pemakaian Arsip.......................................................       

B.     Penyusunan Jadwal Retensi.................................................       

C.     Pemindahan Arsip................................................................            

BAB     V : PEMUSNAHAN ARSIP...........................................................       

A.    Prosedur Pemusnahan..........................................................       

B.     Cara Pemusnahan.................................................................       

1.        Pembakaran...................................................................       

2.        Pencacahan....................................................................       

3.        Penghancuran................................................................       

BAB    VI : ARSIP STATIS.........................................................................       

A.    Penentuan Status Arsip........................................................       

B.     Pengiriman Arsip Statis ke ARNAS....................................       

BAB    VII : KONSEP DASAR SISTEM KEARSIPAN

ELEKTRONIK BERBASIS KOMPUTER .................................................       

A.       Konsep Dasar Kearsipan Elektronik

B.        Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip

C.       Perangkat yang Digunakan

LAMPIRAN

UU NO. 43 TAHUN 2009

LEMBAR DISPOSISI

LEMBAR PENGANTAR ............................................................................ 

(Selanjutnya baca BAB I dan II)

BAB I

ARSIP DAN KEARSIPAN

 

Tujuan Bab

Dalam bab ini Anda dikenalkan konsep arsip dan batasan arsip maupun kearsipan. Anda juga diajak untuk memahami warkat sebagai bahan arsip dengan berbagai kegunaan. Anda diharapkan mengetahui penggolongan warkat dan jenis arsip setelah membaca bab ini. Selanjutnya Anda dikenalkan dengan penataan arsip dan berbagai sistem penyimpanan serta cara meminjam arsip pada unit pengolah atau penyimpan arsip. Dalam Manajemen Kearsipan dikenalkan bagaimana merencanakan pengelolaan arsip bagi suatu organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Prosedur pengelolaan arsip perlu ditetapkan untuk masing-masing organisasi, karena besar kecilnya organisasi, jenis kegiatan dan lokasi unit kerja organisasi tidak sama. Demikian pula, pengelolaan arsip perlu diarahkan dan diawasi agar arsip sebagai sumber data dapat bermanfaat secara maksimal.

Sasaran

Setelah membaca dan atau mendengarkan penjelasan bab ini, Anda dapat melakukan kegiatan berikut ini.

1.      Menuliskan konsep arsip dan mendefinisikan dengan susunan kalimat Anda. sendiri

2.      Menjelaskan penggolongan warkat dan kegunaannya.

3.      Membedakan jenis arsip apabila diperlibatkan berbagai macam arsip.

4.      Menentukan tatanan arsip pada suatu organisasi.

5.      Menyebutkan berbagai macam sistem penyimpanan arsip dan menjelaskan sistem yang mana yang umumnya digunakan oleh lembaga pemerintah.

6.      Sebutkan 5 ketentuan cara mengabjad (mengindeks) dalam penyimpanan arsip secara alfabetis.

7.      Bagaimana cara menentukan kode tanggal pada sistem penyimpanan secara kronologis.

8.      Menentukan indeks pokok soal  untuk organisasi yang bergerak  dibidang jasa pengiriman barang.

9.      Menjelaskan pedoman untuk menentukan kode nomor pada penyimpanan arsip dengan sistem Terminal Digit.

10.  Membedakan penyimpanan sistem desimal dengan sistem terminal digit.

11.  Menentukan kode wilayah dalam  penyimpanan arsip dengan sistem wilayah untuk lembaga tingkat daerah tingkat satu.

12.  Bagaimana pelaksanaan peminjaman arsip antar unit kerja  agar arsip yang dipinjam dapat  kembali tepat pada waktunya.

13.  Jelaskan penggunaan Kartu Kendali dalam proses penyimpanan arsip.

14.  Jelaskan langkah-langkah yang ditempuh dalam penanganan surat masuk sampai penyimpanan arsip.

15.  Buatlah bagan alir tentang surat  masuk dan surat keluar serta penyimpanan arsip.

16.  Bagaimana merencanakan penggunaan sistem penyimpanan arsip di lingkungan organisasi swasta.

17.  Apa perbedaan prosedur pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan dan di lingkungan swasta.

18.  Jelaskan mengapa pengarahan dan pengawasan pengelolaan  arsip di lingkungan pemerintah dan di lingkungan swasta mudah dilaksanakan di lingkungan swasta.

A.    Pengertian Arsip

Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wayuh arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, cd dan sebagainya. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan “Arsip Nasional” menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dan sebagainya. Istilah arsip yang dibicarakan di atas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya, sehingga diadopsi menjadi “arsip”. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak mengetahui secara apsti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang popular di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama “pertinggal”. Istilah pertinggal kurang popular penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti tidak pernah  digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakannya.

Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Pada zaman itu tempat menyimpan dokumen masalah pemerintahan berada di Balai Kota (Archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan bahasa Yunani “Archivum” mempunyai wayuh arti. Arsip dapat berarti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa Inggris disebut “records”, adalah catatan-catatan, rekaman, atau bentuk lain yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum dimasukkan ke tempat penyimpanan. Dalam bahasa Perancis arsip adalah “dossier” yang berarti catatan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar, atau bentuk lain yang berujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling berhubungan. Istilah “File” untuk orang Inggris yang berarti arsip yang berasal dari kata Latin ”Filum” berarti tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah disimpan.

B.     Batasan Arsip

Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai negara termasuk yang berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer digunakan adalah istilah arsip yang berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal itu diperkuat dengan adanya UU No. 43 Tahun 2009, yaitu tentang  Kearsipan. Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini.

1.      Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan  agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1990:12).

2.      File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)

3.      Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berujud lembaran catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono dkk, 1985:1).

4.      Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2)

5.      Arsip adalah arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus Besar Bahasa Indonesia).

6.      Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).

7.      Filing (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik  menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985 : 3).

Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara prosedur penyimpanannya (kearsipan).

Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini.

a.       Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap prang dapat membaca arsip bagaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia.

b.      Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.

c.       Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

C.    Daya Guna Warkat

Warkat adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk sebagai pengingat (alat bantu ingatan). Warkat otomatis menjadi arsip begitu diproses untuk penyelesaian suatu kegiatan organisasi. Warkat sebagai bahan arsip mempunyai  4 kegunaan, yaitu :

1.      guna informasi;

2.      guna yuridis;

3.      guna sejarah;

4.      guna ilmu pengetahuan.

Suatu warkat mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat  pula suatu warkat mempunyai guna informasi, yuridis atau guna yang lain. Jadi, suatu warkat dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan. Di bawah ini dikemukakan contoh-contoh guna warkat sesuai dengan jenis warkat, antara lain seperti berikut ini.

a.       Surat undangan untuk menghadiri pertemuan (rapat), ini merupakan warkat yang mempunyai kegunaan informasi. Informasi yang tersirat dalam warkat  ini adalah kapan pertemuan itu diadakan, pukul berapa rapat itu dimulai, dimana tempat rapat, dan apa acara rapat.

b.      Surat perjanjian jual-beli, ini selain mempunyai guna informasi, yaitu macam jual-beli yang diadakan, kapan mulai diberlakukan, juga secara yuridis warkat itu mempunyai kewajiban hukum, yaitu hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh yang bersangkutan.

c.       Berita acara serah terima jabatan suatu organisasi, warkat ini mempunyai guna sejarah bagi organisasi yang bersangkutan selain informasi dan yuridis.

d.      Laporan penelitian seorang ilmuwan, warkat ini mempunyai guna ilmiah (guna ilmu pengetahuan) selain guna informasi.

Warkat juga dapat dibedakan menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut. Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan warkat tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Di samping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat  yang bersangkutan (nilai  guna sekunder). Sebagai contoh, laporan tahunan suatu organisasi dapat memiliki nilai guna primer  karena bermanfaat untuk perkembangan yang akan datang  bagi organisasi yang bersangkutan. Selain berguna bagi organisasi pencipta atau pemilik warkat,  laporan itu dapat dimanfaatkan oleh organisasi lains sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan untuk perkembangan organisasinya.

Menurut Vernon B. Santen, nilai guna warkat juga tercermin dari isi warkat yang tercakup dengan satu istilah ALFRED, yaitu :

A---------Administrative value (nilai administrasi)

L----------Legal value (nilai hukum )

F----------Fiscal value (nilai bidang keuangan)

R----------Research value (nilai penelitian)

E----------Educational value (nilai pendidikan)

D----------Documentary value (nilai dokumentasi) (The Liang Gie, 1974 : 215).

Berbagai kegunaan warkat akan sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan sebagai arsip. Arsip tidak selamanya haru disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Sesuai kegunaannya ada arsip yang perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanan.

D.    Pengelolaan Arsip

Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupun  penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.

1.      Arsip tidak penting, yaitu (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). misalnya, surat undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dan sebagainya. Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2.      Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1 – 5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B). misalnya, surat pesanan, surat pengaduan, surat peringatan, surat tugas, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya.

3.      Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangkan waktu 5 – 10 tahun dan dapat diberi tanda (P). Misalnya, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya.

4.      Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V). Misalnya, akte pendirian, sertifikat, piagam penghargaan dan arsip lain yang mempunyai nilai dokumenter.

E.     Jenis Arsip

Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (sampai 1 tahun, sebagian lagi disimpan 1 – 5 tahun, yang lain 5 – 10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu tertentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama seklai tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilasksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini :

1.      Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi, dalam jangka waktu tertentu arsip aktif ini sering keluar masuk tempat penyimpanan. Untuk pengamanan arsip perlu direncanakan tatacara penggunaan supaya tidak rusak atau hilang. Di unit pengolah ini kehilangan atau kerusakan arsip sering terjadi.

2.      Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip inaktif ini disimpan di unit kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat jarang, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi, arsip inaktif ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan. Arsip inaktif setelah jangka waktu penyimpanan habis (nilai gunanya habis) akan segera di proses untuk disusut. Dalam penyusutan akan ditentukan puak (kelompok) arsip yang segera dihapus dan puak arsip yang harus disimpan terus (abadi)

3.      Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 3).

4.      Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/dan atau Lembaga Kearsipan (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 7). Arsip statis sebagai arsip  sudah mencapai taraf nilai yang abadi. Contoh : Teks Proklamasi.

F.     Penataan Arsip

Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaanya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara menyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, dan sebagainya). Dalam contoh berikut ini dikemukakan penataan arsip mulai dari surat masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip. Demikian pula, surat keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat dikirm keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini.

Gambar 1

BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN LEMBAR PENGANTAR

(Surat masuk biasa atau rutin)

Penerima	Pencatat	Pengarah	Penata Arsip	Tatausaha Pengolah	Pimpinan Pengolah	Pelaksana Pengolah
surat 1 2 1 2 1 2 1 2 Disposisi Lembar Pengantar

Keterangan :

Surat masuk yang bersifat rutin diproses dengan langkah-langkah seperti berikut ini.

1.      Surat datang diterima oleh bagian penerima. Dibagian ini surat disortir dan dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kepentingan untuk diteruskan ke bagian yang mengurusi masing-masing jenis (surat, surat kabar, majalah, surat pribadi, dan sebagainya). Untuk surat organisasi (surat dinas) diteruskan ke bagian pencatat (agendaris).

2.      Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda (kalau masih menggunakan agenda) atau mencatat di lembar pengantar (gambar 1), atau mencatat di Kartu kendali (gambar 2). Pencatatan dengan menggunakan lembar pengantar atau kartu kendali apabila penataan arsipnya menggunakan pola baru sistem kearsipan. Lembar pengantar dibuat oleh bagain pencatat rangkap dua (2) dan apabila menggunakan Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3).

3.      Pengarah akan memeriksa apakah sudah sesuai dengan apa yang dicatat pada lembar pengantar atau kartu kendali. Selanjutnya meneruskan ke bagian pengolah untuk penyelesaian, yaitu dengan memberikan disposisi. Lembar asli setelah diparaf oleh petugas bagian pengolah disimpan di bagian pengarah, sedangkan duplikatnya disimpan di bagian pengolah.

4.      Bagian pengolah, yaitu tata usaha pengolah meneruskan surat ke pimpinan pengolah dan lembar duplikat pengantar sebagai bukti bahwa surat sudah diteruskan ke pimpinan.

5.      Pimpinan pengolah melalui pelaksana pengolah dapat memberikan disposisi untuk diproses atau disimpan karena tidak memerlukan tindakan selanjutnya. Dapat pula arsip itu dimusnahkan kalau memang tidak diperlukan lagi (sudah tidak memiliki nilai guna).

Gambar 2

BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI

(surat masuk puak penting)

Penerima	Pencatat	Pengarah	Penata Arsip	Tatausaha Pengolah	Pimpinan Pengolah	Pelaksana Pengolah
Kartu Kendali surat Disposisi		1		3 2 3

Keterangan :

1.      Semua surat masuk diterima di bagian penerima, selanjutnya disortir, dikelompokkan dan didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk surat-surat organisasi (surat dinas) diserahkan ke bagian pencatat untuk diagendakan. Petugas yang melaksanakan pencatatan surat masuk disebut “Agendaris”.

2.      Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu kendali, karena penataan surat tidak menggunakan buku agenda. Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3) dan diteruskan ke bagian pengarah. Bagian ini didistribusikan surat-surat ke unit yang dituju.

3.      Surat dengan kartu kendali diserahkan ke bagian pengolah (Tata Usaha Pengolah). Kartu kendali asli (warna putih) setelah diparaf bagian pengolah dikirim ke bagian pengarah sebagai tanda penyerahan arsip. Pengolah  meneruskan ke pimpinan pengolah untuk diproses lebih lanjut (didisposisi). Lembar duplikat kartu kendali disimpan oleh Tata Usaha Pengolah.

4.      Pimpinan pengolah memberikan disposisi (=catatan atau petunjuk  penyelesaian selanjutnya). Dengan  disposisi, bagian pelaksana dapat meneruskan untuk disimpan ke penata arsip melalui tatausaha pengolah apabila surat tidak memerlukan tindakan selanjutnya.

5.      Pimpinan pengolah dapat memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti dan setelah selesai baru dikirim ke bagian penata arsip  melalui tatausaha pengolah. Selanjutnya bagian pengolah mengirim surat yang sudah diproses ke penata arsip dengan disertai triplikat (lembar ketiga) kartu kendali. Kartu kendali biasanya menggunakan tiga  macam warna untuk memudahkan tangung jawab tiap bagian. Warna putih (asli) akan disimpan di bagian pencatat (disimpan di kardeks), warna jambon (duplikat) disimpan di bagian pengolah dan warna hijau muda atau biru muda (triplikat) disimpan di bagian penata arsip.

Gambar 3

BAGAN PENATAAN SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI

Penerima	Pencatat	Pengarah	Penata Arsip	Tatausaha Pengolah	Pimpinan Pengolah	Pelaksana Pengolah
Dikirim	1		2	3 Kartu Kendali 3	Disposisi	Surat

Keterangan :

Surat-surat keluar tidak jauh berbeda dengan surat masuk, diproses dengan langkah­-langkah seperti berikut ini.

1.      Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya menyerahkan ke pelaksana untuk dikirim ke tatausaha pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi dan diserahkan ke pelaksana pengolah.

2.      Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari pimpinan pelaksana dan diteruskan ke tatausaha.

3.      Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi, selanjutnya, diserahkan ke pimpinan.

4.      Surat yang sudah siap (sudah ditandatangani) melalui tatausaha pengolah diserahkan ke bagian pencatat untuk diproses selanjutnya.

5.      Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang rangkapnya sesuai kebutuhan (dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih) mencatat dengan menggunakan kartu kendali (rangkap 3) atau dengan lembar pengantar (rangkap 2).

6.      Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan ke alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau triplikat untuk dilaporkan kepada unit lain, maka duplikat atau triplikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat disampaikan ke penata arsip, dan triplikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan.

Pengurusan surat masuk maupun keluar memerlukan suatu prosedur yang jelas, dan harus ditaati sehingga tidak terjadi kemacetan atau kesimpangsiuran. Surat-surat masuk setelah selesai diproses disimpan di bagian penata arsip. Jangka waktu pengiriman ke bagian penata arsip sangat tergantung keperluan di bagian pengolah. Untuk surat keluar yang aslinya sudah dikirim, pertinggalnya (lembar arsip) dikirim ke bagian penata arsip. Tidak semua arsip yang selesai diproses langsung dikirim ke bagian penata arsip. Bagian pengolah dapat menahan arsip sampai arsip ini dianggap tidak diperlukan lagi sebagai bahan informasi. Semua arsip aktif (dinamis aktif) tertutup untuk umum, artinya tidak diperkenankan orang untuk melihat atau membaca isi arsip selain petugas. Arsip yang menurut jangka waktu tertentu sudah tidak aktif lagi segera dikirim ke unit kearsipan.  Arsip yang sudah tidak aktif (dinamis inaktif) segera diseleksi untuk disusut dan arsip yang bemilai guna sangat penting (vital) harus segera dikirim ke “ANRI”. Arsip statis ini terbuka untuk umum, artinya orang dapat melihat, membaca, dan mempelajari untuk keperluan pengetahuan, sejarah, dan atau untuk keperluan lain. Penyimpanan arsip di bagian pengolah maupun di bagian penata arsip bersifat sementara, karena sewaktu-­waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dapat disajikan dengan cepat.

G.    Sistem Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip perlu diatur agar sewaktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Penyimpanan arsip dapat menggunakan berbagai sistem penyimpanan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi suatu organisasi. Di bawah ini dipaparkan 5 macam sistem penyimpanan yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi, baik pemerintah maupun swasta.

GAMBAR 4. FILLING CABINET (LEMARI BERLACI)

1.      Sistem Abjad

Penyimpanan arsip dengan sistem abjad digunakan oleh sebagian besar oraganisasi yang volume kegiatan kerjanya tidak begitu banyak. Penyimpanan arsip berdasarkan abjad, berarti cara mengatur penyimpanan arsipnya diurutkan menurut urutan abjad, yaitu dari huruf A sampai Z. Jadi, semua judul diindeks berdasarkan abjad dan selanjutnya penyimpanan arsip didasarkan atas kode abjad. Misalnya surat masuk yang sudah selesai diproses, berarti sudah ada tanda pembebas disimpan dengan kode penyimpanan berdasarkan indeks kepala surat. Demikian pula, surat keluar arsipnya disimpan dengan kode penyimpanan dari indeks nama orang atau badan yang tercantum pada alamat yang dituju. Untuk mengindeks nama orang, badan atau lembaga menggunakan pedoman berikut ini.

a.       Nama orang yang tidak menggunakan nama keluarga atau marga diindeks seperti yang tertulis.

Contoh :   

Ekat Sukarno diindeks Ekat Sukarno kode penyimpanan - E.

Suparyono, diindeks Suparyono kode penyimpanan – S

Sri Rejeki Sulistyowati diindeks Sri Rejeki Sulistyowati kodenya - S

Nama orang Indonesia belum diatur dengan peraturan atau undang-undang tentang nama, kecuali untuk daerah tertentu yang selalu menggunakan nama marganya. Dengan demikian, tentang susunan nama tidak ada pedoman yang tetap sehingga, dapat terjadi nama terdiri dari satu kata, dua kata, tiga kata bahkan lebih. Lain halnya dengan nama orang Amerika atau Eropa, selalu disusun berdasarkan aturan tertentu. Misalnya George Robert Terry. Susunan ini jelas, Terry adalah nama keluarga dan Goerge Robert adalah nama yang bersangkutan. Dengan demikian untuk orang untuk orang Barat (Amerika, Eropa dan lain-lain) otomatis akan diindeks Terry, Goerge Robert kode penyimpanan T. Jadi, susunan nama orang Indonesia tidak sama dengan orang Barat, kecuali daerah tertentu. Misalnya orang Batak. Nama orang Batak selalu menggunakan nama marganya, Contohnya Togu Napitupulu. Susunan Nama ini terdiri dari Nama sendiri (Togu) dan nama keluarga atau marga (Napitupulu.). Untuk memudahkan cara mengindeks nama-nama orang Indonesia, semua nama dianggap namanya sendiri, kecuali sudah diketahui bahwa nama itu terdiri dari nama sendiri dan nama keluarga.

b.      Nama orang yang didahului dengan singkatan Nama dan singkatan itu tidak diketahui kepanjangannya, maka diindeks atas dasar nama yang lengkap. Contohnya

RB. Iswoyo - diindeks Iswovo, RB - kode penyimpanan - I

L. Suryonohadi - diindeks Suryonohadi, L - kode penyimpanan – S

M. Sumowinoto - diindeks Sumowinoto, M - kode penyimpanan - S

BM. Diah - dindeks Dian, BM - kode penyimpanan - D

Bagaimana kalau singkatan itu diketahui kepanjangannya, misalnya M. Sumowinoto  itu namanya Muhamad Sumowinoto dan itu nama sendiri dan tidak menggunakan nama orang tua. Atau BM. Diah itu namanya Burhanudin Muhamad Diah dan nama itu terdiri dari nama sendiri dan nama keluarga. Kalau memang diketahui maka singkatan nama itu ditulis ditulis secara lengkap dan baru diindeks. Dengan demikian, untuk nama M. Sumowinoto yang lengkapnya Muhamad Sumowinoto - diindeks Muhamad Sumowinoto dan kode penyimpanannya M (bukan. S). Untuk BM. Diah yang lengkapnya Burhanudin Muhamad Diah dan itu terdiri dari nama sendiri Burhanudin dan nama keluarga Muhamad Diah, maka diindeks Muhamad Diah, Burhanudin kode penyimpanan M.

c.       Nama orang yang didahului singkatan nama atau kependekan nama dan sudah dikenal dan diketahui singkatannya atau kependekannya, maka diindeks setelah nama itu ditulis selengkapnya. Contohnya :

Moh. Zawawi - lengkapnya Mohamad Zawawi - diindeks Mohamad Zawawi - kode penyimpanan – M

A. Sugrowardi - lengkapnya Akhmad Sugrowardi - diindeks Akhmad Sugrowardi – kode penyimpanan – A

RM. Suwondo Kasan – lengkapnya Raden Mas Suwondo Kasan – diindeks Suwondo Kasan Raden Mas – kode penyimpanan – S.

Dengan demikian, kalau mengindeks nama yang didahului dengan singkatan atau kependekan dan nama-nama itu sudah dikenal, maka harus ditulis selengkapnya baru diindeks. Selanjutnya cara mengindeks sesuai dengan peraturan yang berlaku. Artinya kependekan atau singkatan nama itu mungkin Nama gelar mungkin namanya sendiri.

d.      Nama orang yang menggunakan nama marga, diindeks nama marganya lebih dahulu diikuti Nama sendiri. Contohnya :

Abdul Haris Nasution - diindeks - Nasution, Abdul Haris - kode

penyimpanan - N

Gading Tua Siregar - diindeks - Siregar, Gading Tua - kode penyimpanan - S

Sukoco Wiryosuharjo - dindeks - Wiryosuharjo, Sukoco - kode penyimpanan

– W

Rahardjo Wiryosuharjo - diindeks - Wiryosuharjo, Raharjo - kode

penyimpanan - W

Keempat nama di atas menggunakan nama marga atau nama keluarga, dua nama sudah jelas, yaitu Abdul Haris Nasution dan Gading Tua Siregar. Kedua nama dari suku tertentu itu memang dikenal secara adat menggunakan nama marganya. Sedang kedua nama berikutnya, yaitu dari suku Jawa ada yang menggunakan nama keluarga tetapi adat Jawa pada umumnya tidak mengharuskan menggunakan nama keluarga kecuali dari keluarga atau kerabat kraton. Tetapi kedua Nama, yaitu Sukoco Wiryosuharjo dan Raharjo Wiryosuharjo jelas menggunakan nama keluarga, maka dindeks sesuai dengan aturan yang berlaku.

e.       Nama orang yang didahului dengan nama babtis dari suatu agama, diindeks nama aslinya diikuti nama babtisnya.

Contohnya :

FX. Sukardi - diindeks - Sukardi, FX - kode penyimpanan - S

Fraciscus Xaverius Ruswandi - diindeks - Ruswandi, Franciscus Xaverius - kode penyimpanan - R

Thomas Sukarno - diindeks - Sukarno, Thomas - kode penyimpanan - S

Nama-nama orang yang didahului dengan Nama babtis, baik nama babtis yang ditulis lengkap maupun nama babtis yang disingkat, nama-nama itu tetap diindeks dengan nama itu sendiri baru diikuti nama babtis.

f.       Nama orang (laki-laki) yang menggunakan nama orang tua atau keluarga, diindeks dengan nama orang tua atau keluarga diikuti nama sendiri. Tetapi nama orang (perempuan) yang menggunakan nama orang tua atau keluarga, diindeks dengan nama sendiri lebih dahulu baru diikuti nama orang tua atau keluarga.

Contohnya.

Rusdiarso Wiryosuharjo - diindeks - Wiryosuharjo, Rusdiarso, kode - W

Rusdiana Wiryosuharjo - diindeks - Rusdiana, Wiryosuharjo, kode - R

Hasanudin bin Abdullah - diindeks - Hasanudin, Abdullah, kode

penyimpanan - H

Kartini binti Wiryosuharjo - diindeks - Kartini, Wiryosuharjo, kode penyimpanan – K

Kedua Nama yang menggunakan nama orang tua, satu nama laki-laki (Rusdiarso) dan satu lagi nama perempuan (Rusdiana) diindeks berbeda. Hal ini disebabkan sistem kekerabatan di Indonesia pada umumnya menggunakan hukum patriakhat (garis laki-laki) sehingga nama orang (laki-laki) dapat menggunakan nama keluarga atau orang tua. Tetapi untuk nama perempuan yang menggunakan nama keluarga atau orang tua dianggap tidak menggunakan.

g.      Nama orang perempuan yang menggunakan nama suaminya, diindeks dengan nama suaminya lebih dahulu baru diikuti nama sendiri.

Contohnya :

Ny. Rustiyah Mulyono - diindeks - Mulyono, Rustiyah, Ny, kode penyimpanan - M

Ny. Hartati Kusmuriyanto - diindeks - Kusmuriyanto, Hartati, Ny, kode – K

Untuk mengetahui nama seorang perempuan itu diikuti nama suaminya, maka dapat dilihat sebutan Nyonya (disingkat Ny). Tetapi kalau nama perempuan yang diikuti nama laki-laki dan tidak menyebutkan sebutan Nyonya, maka dianggap nama di belakang nama perempuan itu adalah nama orang tua dan akan diindeks, sesuai dengan aturan yang berlaku. Misalnya nama Arie Kusmiran, nama laki-laki yang mengikuti nama Arie adalah nama orang tua sehingga akan diindeks - Arie, Kusmiran - kode penyimpnan - A. Oleh karena itu sebaiknya ditaati penggunaan nama suami di belakang nama seorang perempuan harus memberi sebutan Nyonya (disingkat Ny).

h.      Nama orang yang menggunakan gelar, baik gelar kesarjanaan, profesi, dan gelar keturunan maupun gelar kepangkatan diindeks namanya lebih dahulu dan diikuti gelar. Contohnya :

Profesor Dr. Suharyono - diindeks - Suharyono, Profesor, Dr. - kode penyimpanan - S

Dra - Conny Handayani, M.Hum - diindeks - Conny Handayani, M.Hum, Dra -  kode penyimpanan - C

Letnan Jenderal Zaenuri - diindeks - Zaenuri, Letnan Jenderal, - kode penyimpanan – Z

Raden Kusumoyudo - diindeks - Kusumoyudo, Raden - kode penyimpanan – K

RM. Projonarpodo - diindeks - Projonarpodo, Raden Mas - kode penyimpanan – P

KRT. Wiroseputro - diindeks - Wiroseputro, Kanjeng Raden Tumenggung - kode penyimpanan - W

Gelar yang digunakan, baik yang ditulis lengkap maupun disingkat diindeks secara lengkap. Misalnya gelar RM, KRT,  Letjend, Prof harus diindeks - Raden Mas - Kanjeng Raden Tumenggung - Letnan Jenderal - Profesor.

i.        Nama badan atau perusahaan, dapat diindeks seperti yang tertulis, kecuali nama-nama badan atau perusahaan yang menggunakan nama orang nama badan atau perusahaan yang menggunakan nama orang diindeks dengan nama orang diikuti nama sebutannya. Contohnya.

Toko Simpang Sudimampir - diindeks - Toko, Simpang, Sudimampir - kode penyimpanan - T

PT Karunia Jaya - diindeks - Perseroan Terbatas, Karunia, Jaya - kode - P

Firma Suharti – diindeks – Suharti, Firma, kode penyimpanan - S

CV Graha Fatma - diindeks - Comanditer Venootschap, Graha, Fatma,

kode penyimpanan - C

Bank Mandiri - diindeks - Bank, Mandiri - kode penyimpanan – B

Bank Central Asia - diindeks - Bank, Central Asia, kode penyimpanan – B

Saat ini orang beranggapan bahwa nama suatu badan usaha atau perusahaan itu sama dengan nama orang. Dengan demikian, umum tidak membedakan mana nama badan usaha atau perusahaan yang menggunakan nama orang atau bukan nama orang. Jadi, saat ini orang mengindeks nama badan usaha atau perusahaan seperti layaknya badan usaha atau perusahaan yang menggunakan nama orang. Oleh karena itu, contoh-contoh seperti di atas dapat diindeks sebagai berikut ini.

Toko Simpang Sudimampir - diindeks - Simpang, Sudimampir, Toko - kode S

PT Karunia Jaya - diindeks - Karunia, Jaya, Perseroan Terbatas, kode – K

CV Graha Fatma - diindeks - Graha, Fatma, Comanditer Venootschap,

kode - G

Bank Mandiri - diindeks - Mandiri, Bank kode penyimpanan – M

Bank Central Asia - diindeks - Central, Asia, Bank, kode penyimpanan – C

j.        Nama badan, lembaga atau instansi akan diindeks dengan nama yang menjadi kegiatan utama lebih dahulu dan diikuti sebutan badan, lembaga atau instansi yang bersangkutan. Contohnya :

Kantor Pertanian Kota Semarang - diindeks - Pertanian, Kota Semarang, Kantor, kode penyimpanan - P

Kantor Pajak Wilayah Semarang Barat - diindeks - Pajak, Wilayah Semarang Barat, Kantor - kode penyimpanan - P

Biro Kepegawaian Kota Semarang - diindeks - Kepegawaian, Kota Semarang, Biro, kode penyimpanan – K

k.      Nama singkatan atau kependekan suatu organisasi diindeks dengan kata tangkap pengenal pokok dari singkatan atau kependekan organisasi diikuti kata yang lain­. Contohnya:

IDI singkatan Ikatan Dokter Indonesia - diindeks - Dokter, Indonesia, Ikatan, kode - D

TNI singkatan Tentara Nasional Indonesia - diindeks - Tentara, Nasional, Indonesia, kode penyimpanan – T

AKABRI kependekan Angkatan Bersenjanta Republik Indonesia - diindeks - Angkatan Bersenjata, Republik Indonesia, kode penyimpanan – A

UNNES kependekan Universitas Negeri Semarang - diindeks - Universitas, Negeri Semarang, kode penyimpanan – U

PSSI singkatan Persatuan Sepak Bola Seluruh Indonesia - diindeks - Sepak Bola, Seluruh Indonesia, Persatuan, kode penyimpanan - S.

Untuk singkatan atau kependekan nama suatu organisasi akan diindeks setelah diketahui atau ditulis secara lengkap singkatan atau kependekan nama organisasi yang bersangkutan. Kode penyimpanan ditetapkan dengan kata tangkap pengenal pokok kegiatan organisasi tersebut Misalnya PSSI yang merupakan singkatan Persatuan Sepak Bola Seluruh Indonesia, kata tangkap pengenal pokok kegiatan organisasi adalah Sepak Bola. Untuk IDI singkatan Ikatan Dokter Indonesia, indeks ditetapkan dengan menentukan kata tangkap pengenal pokok kegiatan organisasi tersebut, yaitu Dokter.

l.        Nama orang dengan menggunakan ejaan lama (ejaan sebelum tahun 1972), akan diindeks berdasarkan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan). Contohnya

Oemar Khayam - diindeks Umar Khayam - kode penyimpanan - U

Djojoloekito - diindeks - Joyolukito - kode penyimpanan - J

Tjokrosoedarmo - diindeks - Cokrosudarmo - kode penyimpanan - C

Nama orang yang tetap menggunakan ejaan lama, tidak boleh diubah secara otomatis dengan ejaan yang disempurnakan, tetapi dalam hal mengindeks harus digunakan ejaan yang disempurnakan.

m.    Nama-nama suatu organisasi yang mengggunakan  angka sebagai nama atau bagian nama, akan diindeks setelah angka tersebut ditulis dengan huruf. Jadi, kata tangkapnya adalah angka yang ditulis dengan huruf. Contohnya

Toko 5 Sekawan – lengkapnya Toko Lima Sekawan – diindeks – Lima Sekawan Toko, kode penyimpanan – L

3 Serangkai Semarang - diindeks - Tiga Serangkai, Semarang - kode – T

Yayasan 45 Cabang Bandung - diindeks - Empat Lima, Cabang Bandung, Yayasan, kode penyimpanan – E

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas dalam penyimpanan arsip yang menggunakan sistem Abjad dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 5

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM ABJAD

 

Keterangan :

Arsip disimpan di "Lemari Arsip Berlaci" (Lemaci) yang biasa dijual di toko alat-alat kantor dengan nama "Filing Cabinet" Lemaci terdiri dari tiga model, yaitu model dua laci (biasanya diletakan di atas meja atau rak), model tiga laci, dan model empat laci. Pada contoh di atas lemaci terdiri dari empat laci. Laci pertama untuk menyimpan arsip dengan indeks A - G, laci kedua untuk menyimpan arsip dengan indeks H - N, laci ketiga untuk menyimpan arsip dengan indeks O - S, dan laci keempat untuk menyimpan arsip dengan indeks T - Z

Kalau laci ketiga dibuka, terlihat isi laci untuk menyimpan arsip dengan indeks O - S terdiri dari petunjuk (guide) O sampai S. Di belakang petunjuk diletakkan map atau folder yang digunakan untuk menyimpan arsip. Map atau folder itu disusun berdasarkan urutan abjad. Dengan demikian apabila petunjuk huruf S dibuka, di belakang petunjuk liuruf S itu terdiri dari map atau folder yang disusun berdasarkan ururtan huruf Sa, Se, Si, So, dan Su. Semua arsip dengan judul indeks Si dimasukan ke map Si. Dalam map yang bersangkutan arsip diurutkan berdasarkan urutan huruf selanjutnya yang disusun dari muka ke belakang. Jadi, kalau ada arsip dengan judul Sihombing, Simamora, Sindupati, Sirad, Sianipar, dan Sinta Sari, maka susunan arsip di map tersebut dari muka ke belakang adalah Sianipar (indeks Si urutan huruf selanjutnya a = Sia), Sihombing, Simamora, Sindupati, Sinta Sari, dan paling belakang Sirad.

2. Sistem Pokok Soal

GAMBAR 6. PENYIMPANAN ARSIP STATIS

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal atau sistem perihal (sistem subyek) adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan pokok soal surat sebagai penentu penyimpanan. Untuk dapat menyelenggarakan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu permasalahan yang dihadapi sehari-hari organisasi bersangkutan. Organisasi pendidikan mempunyai permasalahan yang berbeda dengan organisasi kepegawaian. Jadi, masalah-masalah yang akan dijadikan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu, dan kegiatan lanjutan harus ditentukan sebelum menetapkan pokok soal yang digunakan sebagai penentu penyimpanan. Dengan demikian perlu disusun daftar indeks untuk permasalahan organisasi tersebut. Contoh di bawah ini adalah organisasi yang kegiatan sehari-hari tentang kepegawaian.

DAFTAR INDEKS KEGIATAN ORGANISASI KEPEGAWAIAN

PEMBAGIAN UTAMA	PEMBAGIAN PEMBANTU	PEMBAGIAN LANJUTAN
1. KEUANGAN	1.1 Kenaikan gaji	1.1.1 Berkala 1.1.2 Naik pangkat
	1.2 Tunjangan	1.2.1 Struktural
		1.2.2 Fungsional
	1.3 Honorarium	1.3.1 Lembur
2. Kepegawaian	2.1 Formasi
	2.2 Lamaran kerja
	2.3 Kenaikan pangkat
	2.4 Mutasi pegawai
	2.5 Cuti	2.5.1 Cuti tahunan
		2.5.2 Cuti besar
		2.5.3 Cuti hamil
3. Perbekalan	3.1 Alat tulis	3.1.1 Kertas HVS
		3.1.2 Kertas duplikator
	3.2 Mesin kantor	3.2.1 Mesin tulis
		3.2.2 Mesin stensil
4. Dan sebagainya.

Untuk penyimpanan sistem pokok soal berdasarkan daftar indeks kegiatan dapat dijelaskan seperti berikut ini.

a.       Pembagian utama yang dalam contoh adalah keuangan, kepegawaian, perbekalan, dan sebagainya akan menunjukan laci penyimpanan. Dengan demikian laci tersebut diberi judul keuangan, kepegawaian, dan perbekalan.

b.      Pembagian pembantu untuk kegiatan keuangan terdiri dan kenaikan gaji, tunjangan, dan honorarium menunjukan judul petunjuk (guide). Jadi, petunjuk terdiri dari kenaikan gaji, tunjangan, dan honorarium.

c.       Pembagian lanjutan untuk kenaikan gaji diantarannya kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji  karena naik  pangkat, dsb. Pembagian lanjutan ini menunjukkan judul map atau folder yang digunakan untuk menyimpan arsip.

d.      Demikian pula, map untuk menyimpan tunjangan struktural dan fungsional merupakan judul lanjutan dari pembagian pembantu yang berjudul “tunjangan”.

e.       Sedangkan untuk map lembur merupakan bagian dari pembagian lanjutan “honorarium”.

f.       Untuk pembagian lanjutan dari kepegawaian terdiri dari formasi pegawai, lamaran kerja, kenaikan pangkat, mutasi pegawai, dan cuti. Ini merupakan lembar petunjuk untuk laci kepegawaian.

g.      Untuk menyimpan arsip tentang cuti terdiri dari map cuti tahunan, map cuti besar, dan map cuti hamil.

h.      Untuk laci perbekalan terdiri dari lembar petunjuk alat tulis dan mesin kantor. Lembar petunjuk alat tulis terdiri dari map kertas HVS dan kertas duplikator. Sedangkan lembar petunjuk untuk mesin kantor terdiri dan map mesin tulis dan map mesin stencil. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini  tentang penyimpanan arsip yang menggunakan sistem pokok soal atau perihal. (sistem subyek).

Gambar 7

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM POKOK SOAL

Lemaci (filing cabinet)

Keterangan :

Lemaci (filing cabinet) yang digunakan untuk menyimpan arsip dengan sistem pokok soal dalam gambar di atas terdiri dari tiga. laci. Laci pertama untuk menyimpan arsip yang berkaitan dengan keuangan, laci kedua untuk masalah kepegawaian, dan laci ketiga untuk menyimpan pokok soal perbekalan.

Apabila laci kedua (laci keuangan) dibuka, terlihat lembar petunjuk (guide) Formasi (F), Lamaran kerja (L), Kenaikan gaji (K), Mutasi pegawai (M), dan Cuti (C). Arsip yang terkait dengan cuti dan cuti tersebut adalah cuti hamil, maka arsip itu akan disimpan dalam map cuti hamil yang diletakkan di belakang petunjuk Cuti (C) dan terletak di laci kepegawaian.

3. Sistem Tanggal (Kronologis)

Penyimpanan sitem tanggal (kronologis) adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk penyimpanan arsip yang berasal dari surat masuk, kata tangkap untuk menentukan kode penyimpanan adalah tanggal masuknya surat (hal ini dapat dilihat pada cap penerimaan surat). Kata tangkap yang digunakan untuk menentukan kode penyimpanan arsip atas dasar surat keluar, yaitu tanggal yang tertera pada surat yang dikirim.Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem kronologis diatur seperi berikut ini.

a.       Kalau organisasi yang menggunakan sistem kronologis ini cukup besar (jaringan kegiatannya luas), maka lemaci (filing cabinet) yang terdiri dari tiga atau empat laci semuanya untuk menyimpan arsip tahun yang bersangkutan. Tetapi kalau organisasi pemakai sistem tersebut tidak begitu besar, dapat tiap laci digunakan untuk menyimpan arsip tahun sekarang, dan tahun-tahun sebelumnya.

b.      Sebagai contoh (lihat gambar 8), lemaci terdiri dart empat laci, laci pertama (di atas) digunakan untuk menyimpan arsip tahun 2000. Sedangkan laci kedua, ketiga, dan keempat untuk menyimpan arsip tahun 1999, tahun 1998, tahun 1997.

c.       Setiap laci diisi lembar petunjuk sebanyak dua belas (12) dan diberi judul nama bulan. Dengan ketentuan bulan Januari diletakkan paling depan dan ke belakang diletakkan petunjuk untuk bulan Februari, Maret, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, November, dan paling belakang bulan Desember.

d.      Di belakang lembar petunjuk diletakkan map atau folder yang digunakan untuk meletakkan arsip. Jumlah map atau folder tergantung umur bulan. Jadi, ada lembar petunjuk yang di belakangnya terdapat 31 map, ada yang 30 map, bahkan ada yang 28 map (khusus map bulan Februari bukan tahun kabisat). Secara keseluruhan sistem kronologis terdiri dari 12 lembar petunjuk dan 365 map atau folder.

Untuk jelasnya dapat dilihat sistem penyimpanan arsip dengan sistem kronologis untuk arsip yang berasal dari surat keluar dan surat masuk seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 8

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM KRONOLOGIS

 

Keterangan

Apabila laci penyimpanan tahun 2000 dibuka, maka terlihat isi laci adalah lembar petunjuk dengan judul nama bulan. Di belakang lembar petunjuk diletakkan map atau folder yang diberi tanda tanggal (jumlah map sesuai umur bulan). Untuk arsip surat keluar tertanggal 1 Mei 2001, disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei diletakkan di map tanggal 1. Demikian pula, arsip surat masuk tertanggal 2 Mei 2001 dan diterima pada tanggal 2 Mei 2001, disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei dan selanjutnya dimasukkan di map tanggal 2 Mei. Sedangkan surat masuk tertanggal 30 April 2001 dan diterima pada tanggal 5 Mei 2001, arsipnya disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei dan disimpan di map tanggal 5 Mei. Jadi, Surat keluar arsipnya disimpan sesuai tanggal surat dan surat masuk arsipnya disimpan sesuai tanggal penerimaan surat.

4. Sistem Nomor Terakhir (Terminal Digit)

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir (terminal digit) pada umumnya diigunakan oleh organisasi yang mempunyai kegiatan cukup luas (organisasi besar) serta volume terciptanya arsip cukup besar. Perlu diperhatikan, bahwa yang dimaksud nomor di sini adalah nomor kode penyimpanan dan bukan nomor yang tertera pada surat (Nomor surat). Jadi, jangan sampai Nomor surat dianggap kode nomor penyimpanan arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip sistem nomor terakhir yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan adalah penyimpanan arsip yang diatur dengan ketentuan berikut ini.

a.       Lemaci yang digunakan untuk penyimpanan arsip terdiri dari 10 laci.

b.      Lembar petunjuk (guide) ditiap laci sebanyak 10 sehingga seluruhnya. berjumlah 100 lembar petunjuk.

c.       Jumlah map atau folder seluruhnya berjumlah 1000 lebar yang ditempatkan dibelakang setiap lembar petunjuk sebanyak 10 map.

d.      Nomor kode penyimpanan terdiri dari 3 unit petunjuk, yaitu unit pertama adalah dua (2) nomor dari belakang (nomor terakhir) sebagai petunjuk untuk nomor laci dan nomor guide (lembar petunjuk). Unit kedua adalah satu nomor berikutnya sebagai petunjuk nomor map tempat arsip disimpan. Sedangkan unit ketiga adalah nomor (digit) sisanya sebagai petunjuk nomor urut arsip yang disimpan. Pemberian nomor dimulai dari angka 0 (nol).

Contoh penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir (terminal digit) :

Apabila kode penyimpanan adalah 25791, ini berarti unit satu adalah nomor 91 sebagai petunjuk nomor laci (laci X) dan nomor petunjuk (guide 1). Unit dua satu nomor berikutnya yaitu nomor 7 sebagai petunjuk nomor map dan unit tiga angka sisanya dalam hat ini angka 25 sebagai petunjuk nomor urut arsip. Hal di atas dapat dirinci sebagai  berikut:

1)      unit I adalah angka 91 (dua angka terakhir) menunjukkan nomor laci dan nomor guide,

2)      unit II adalah angka 7 (satu angka berikutnya) menunjukkan nomor map atau folder,

3)      unit III adalah angka 25 (angka sisanya) menunjukkan nomor arsip.

Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar 9 dengan kegiatan menyimpan arsip nomor kode 2932 dan 5132.

Gambar 9

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM TERMINAL DIGIT

Keterangan

Arsip yang diberi kode penyimpanan 2932, disimpan di laci IV (nomor petunjuk 30 -39), selanjutnya diletakan di belakang petunjuk nomor 2 atau lengkapnya 32 dan dimasukan ke map nomor 9 dengan urutan arsip yang ketiga (nomor 2 adalah arsip ketiga karena urutan yang pertama adalah nomor nol. Demikian pula arsip nomor kode 5132, ini berarti akan disimpan di laci keempat (laci IV), di belakang petunjuk ketiga (nomor 32) karena petunjuk kesatu nomor 30, kedua 31, dan dimasukan ke map kedua (nomor 1) dengan urutan arsip keenam (nomor 5).

5. Sistem Klasifikasi Desimal

Penyimpanan arsip sistem klasifikasi desimal dikenal sebagai sistem desimal, sistem klasifikasi atau Sistem "Dewey". Buku-buku perpustakaan disimpan dengan sistem Dewey. Sistem klasifikasi adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan. Kedua sistem, yaitu sistem terminal digit dan sistem klasifikasi adalah Sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode (Numeric filing). Bedanya terletak pada pemberian nomor kode. Untuk penyimpanan arsip dengan sistem klasifikasi desimal ditata dengan aturan seperti berikut ini.

a.       Sistem klasifikasi desimal dalam penyimpanan arsip dikombinasikan dengan Sistem perihal sehingga perlu ditentukan klasifikasi masalah. Permasalahan ditentukan oleh kegiatan utama dari organisasi yang bersangkutan dengan ketentuan sebanyak-­banyaknya sepuluh (10) pembagian utama. Tiap pembagian utama dikelompokan dalam satu laci. Jadi, sistem ini dapat menggunakan 10 laci atau kurang dari 10.

b.      Permasalahan yang merupakan perincian dari pembagian utama (yang disebut pembagian pembantu) sebanyak-banyaknya 10 pembagian pembantu pada tiap pembagian utama. Jadi, sebanyak-banyaknya ada 10 lembar petunjuk (guide) setiap laci.

c.    Untuk tiap pembagian pembantu dirinci lagi dalam pembagian lanjutan dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 10 pembagian lanjutnya. Jadi, tersedia sebanyak-banyaknya 10 map atau folder tiap pembagian pembantu.

Nomor kode ditentukan dengan cara :

1)      pembagian utama 000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, 900.

2)      pembagian pembantu untuk laci pertama, (nomor 000) - 000, 010, 020, 030. 040, 050, 060, 070, 080, 090, dan dapat dite.ruskan untuk laci selanjutnya.

3)      pembagian lanjutan untuk lembar petunjuk (guide) pertama (nomor 000) - 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009. Untuk mengetahui urutan arsip, ditandai dengan koma atau titik atau tanda yang lain setelah nomor pembagian lanjutan.

Contoh penyimpanan arsip dengan sistem klasifikasi desimal, yaitu penyimpanan arsip dengan kode 211.12. Arsip ini akan disimpan di laci ketiga (laci nomor 200), di belakang lembar petunjuk kedua (petunjuk nomor 210) di dalam map kedua (map nomor 211), dan urutan arsip yang ketiga belas (nomor urutan arsip 12). Jadi, dapat dikatakan nomor ratusan sebagai petunjuk nomor laci (000, 100, 200,  dst), nomor puluhan sebagai petunjuk nomor guide (200, 210, 220, 230, dst.) dan nomor satuan sebagai petunjuk nomor map (210, 211, 212, 213, dst).

Untuk mengetahui lebih jelas penyimpanan arsip dengan sistem klasifikasi desimal dapat dilihat pada gambar 7 di bawah ini.

Gambar 10

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM KLASIFIKASI DESIMAL

 

Keterangan

Arsip disimpan dengan kode penyimpanan 211.12 disimpan di laci nomor 200 dengan judul 'Kepegawaian' di belakang perihal “Lamaran” (sebagai lembar petunjuk) dengan nomor 210, dan dimasukan di map “Lamaran” untuk mengisi “lowongan” (nomor map 211. Sedangkan urutan arsip adalah yang ketiga belas (nomor 12).

6. Sistem Wilayah (Geographic filing)

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayan adalah penyimpanan yang dikelompok-­kelompokan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang bersangkutan. Pembagian wilayah dapat dikelompokan atas dasar wilayah kerja. antar pulau. Misalnya : Sumatra, Kalimantan, Jawa-Madura, Bali-Lombok, Maluku, Irian, dan Timor. Atau pembagian wilayah kerja antar propinsi. Misalnya : Banten, DKI, Jabar, Jateng, DIY, Jatim, Bali, NTB, NTT, Timor, Aceh, Sumatera Utara, Sumatra. Barat, Palembang, dst

Apabila propinsi yang mendasari pembagian wilayah kerja organisasi, maka jumlah laci yang digunakan sebanyak propinsi wilayah kerja. Satu laci terdiri dari kabupaten dan kota dalam propinsi yang bersangkutan. Jadi, jumlah lembar petunjuk sebanyak kabupaten dan kota dari propinsi tersebut. Untuk tiap kabupaten terdiri dan kecamatan-­kecamatan sehingga jumlah map yang digunakan sebanyak kecamatan di kabupaten atau kota tersebut. Dalam penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ada kemungkinan pembagian rinciannya tidak menggunakan wilayah yang lebih kecil dari wilayah itu. Dalam pelaksanaan seperti sistem penyimpanan yang lain dapat terjadi dengan variasi seperti berikut ini.

a.       pembagian utama berdasarkan atas wilayah tertentu, misainya wilayah tingkat propinsi. Selanjutnya pembagian pembantunya menggunakan wilayah kabupaten dan pembagian lanjutannya menggunakan wilayah kecamatan. Kalau sistem penyimpanan seperti ini, maka jumlah laci sebanyak propinsi wilayah kerja. Untuk lembar kerja yang digunakan, yaitu sebanyak kabupaten wilayah propinsi tersebut. Untuk map yang digunakan sebanyak kecamatan tiap kabupaten wilayah kerja. Urutan arsip tiap map dapat menggunakan dasar abjad.

b.      Dapat pula pembagian utama berdasarkan kepulauan,  selanjutnya dibagi dalam wilayah propinsi dan pembagian lebih rinci didasarkan atas urutan abjad dan urutan arsip didasarkan atas urutan tanggal.

Untuk lebih jelasnya tentang penyimpanan arsip dengan sistem wilayah dapat dilihat pada gambar 9 berikut ini.

Gambar 11

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM  WILAYAH

Keterangan :

Dalam contoh penyimpanan arsip sistem wilayah, disimpan arsip dari Kabupaten Kendal Propinsi Jawa Tengah. Pembagian utama berdasarkan wilayah kepulauan, dan selanjutnya dibagi dalam wilayah Propinsi.  Untuk menyimpan arsip tersebut di atas, dibuka laci Jawa & Madura Dari laci Jawa & Madura terdapat lembar petunjuk Jateng (Jawa Tengah) dan di belakang petunjuk disusun map mulai Kota (dahulu Kodya) Semarang, sampai Kabupaten yang paling jauh Cilacap. Dengan demikian, arsip dengan judul Kabupaten Kendal disimpan di laci Jawa & Madura, diletakan di Map Kendal di belakang petunjuk Jateng. Sedangkan urutan arsip di map dapat diatur menurut urutan abjad atau tanggal.

Dalam praktek di lapangan sistem penyimpanan arsip di suatu organisasi, baik swasta  maupun pemerintah banyak menggunakan sistem kombinasi. Artinya sistem penyimpanan yang digunakan tidak hanya satu sistem, tetapi kombinasi  dari sistem-­sistem yang ada. Misalnya sistem kearsipan di suatu pemerintah daerah yang dikenal dengan “Pola klasifikasi kearsipan”, sebenarnya sistem yang digunakan adalah kombinasi sistem desimal dikombinasi sistem pokok soal. Jadi, dapat muncul nomor laci 400 adalah untuk menyimpan arsip permasalahan “Kesejahteraan Rakyat”,  judul lacinya adalah “400 - Kesejahteraan Rakyat”.  Cara kombinasi sistem penyimpanan ini memang bertujuan untuk meningkatkan keefektifan dalam penataan arsip. Hal ini dilakukan dan memang harus selalu dilakukan oleh setiap organisasi untuk mencapai  prinsip kecepatan dan kemudahan dalam menyimpan maupun menemukan kembali arsip apabila diperlukan.

H. Peminjaman Arsip

Arsip yang disimpan baik berstatus arsip aktif maupun arsip inaktif dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan baik untuk unit kerja bersangkutan atau pun unit kerja lain dalam satu lembaga. Hal ini terbuka kemungkinan, lembaga lain memanfaatkan informasi yang bersumber dari arsip yang tidak ada di organiasasinya. Oleh karena itu, peminjaman arsip tidak mungkin dihindari.

Untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam oleh unit lain maupun oleh organisasi lain, maka diatur pencatatan peminjaman dengan menggunakan kartu pinjam arsip (out slip). Dengan menggunakan kartu pinjam arsip pihak pengolah arsip mengetahui keberadaan arsip apabila suatu saat ingin menggunakan dan ternyata tidak ada. Frekuensi peminjaman arsip terbesar terjadi di unit pengolah. Tidak tertutup kemungkinan terjadi peminjaman di unit penyimpanan arsip (peminjaman terhadap arsip dinamis inaktif).

Pada dasarnya arsip (arsip dinamis aktif) adalah arsip “tertutup”, artinya tidak semua orang dapat mengetahui isinya. Jadi, dalam peminjaman arsip, terutama arsip dinamis perlu diatur secara ketat. Peminjaman arsip hanya dapat dilakukan  secara selektif, terutama peminjam lembaga lain. Kalau arsip sudah berstatus inaktif sifat kerahasiaan arsip sudah mulai berkurang. Dengan demikian pihak-pihak lain yang ingin memanfaatkan sebagai informasi atau digunakan bahan penelitian maka di unit ini terbuka kesempatan.

Untuk lebih jelasnya, peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam arsip (biasanya rangkap 3) dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 12

BAGAN PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP
DARI TEMPAT PENYIMPANAN

 

Keterangan :

Kartu pinjam arsip dibuat rangkap 3 (putih – asli, jambon – duplikat, biru muda – triplikat), tetapi selain warna putih  – asli warna lain dapat bervariasi. Penggunaan ketiga lembar kartu pinjam arsip dirinci seperti berikut ini.

1.      Lembar asli digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam, jadi diletakkan di folder tempat arsip itu disimpan.

2.      Lembar kedua (duplikat) sebagai bukti peminjaman arsip dipegang oleh pengolah unit kearsipan.

3.      Lembar ketiga (triplikat) sebagai bukti untuk  peminjaman arsip dibawa oleh peminjam arsip beserta arsip yang dipinjam.

Semua peminjaman arsip baik internal maupun eksternal harus melalui prosedur yang sama, yaitu dengan menggunakan “Kartu Pinjam Arsip”. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip atau setidak-tidaknya ketidaktahuan keberadaan arsip dapat dihindarkan. Kartu Pinjam Arsip yang dapat digunakan adalah seperti formulir di bawah ini.

KARTU PINJAM ARSIP

KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS
Peminjan	Nama
	Unit Kerja
	Tanda Tangan
Arsip/Berkas yang dipinjam
Pokok Surat
Tanggal Surat		No. Surat
Dari		Kepada
Tanggal pinjam		Tanggal kembali
Tanda tangan petugas arsip

Peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam diharapkan arsip tidak hilang  karena dipinjamkan, pernah dipinjam atau sering dipinjamkan. Oleh karena itu lembar asli kartu pinjam diletakkan pada tempat arsip itu disimpan. Dengan demikian dapat dikatakan, bahwa arsip yang tidak ada ditempat penyimpanan pada saat itu sedang dipinjamkan.

Pengolah arsip memegang duplikat kartu pinjam dengan maksud dapat mengingatkan peminjam, segera mengembalikan arsip yang dipinjam apabila tempo peminjaman sudah habis (sesuai dengan tanggal seharusnya sudah kembali).

Peminjam arsip memegang lembar ketiga (triplikat) kartu pinjaman.  Hal ini diharapkan peminjam memegang kesepakatan tanggal pengembalian yang tercantum  dalam kartu pinjam sesuai dengan prosedur peminjaman arsip, setelah arsip yang dipinjam dikembalikan maka arsip tersebut ditempatkan kembali di tempat semula dan lembar kartu pinjam asli (warna putih) diambil dijadikan satu dengan duplikatnya. Tanda  bahwa arsip yang dipinjam sudah kembali, yaitu tanda tangan petugas arsip pada kolom terakhir.

Peminjaman arsip perlu meminta bukti bahwa arsip yang dipinjam sudah dikembalikan (tanda tangan petuags arsip pada saat pengembalian).

Pelatihan

1.      Apa yang dimaksud dengan arsip menurut UU No. 43 tahun 2009 (pasal 1 ayat 1)

2.      Berikan batasan tentang arsip menurut pendapat Anda!

3.      Jelaskan mengapa  orang pada umumnya lebih mengenal istilah arsip daripada pertinggal!

4.      Arsip dapat digolongkan menjadi : arsip tidak penting, arsip biasa, arsip penting, dan arsip sangat penting. Berikan penjelasan secara singkat, kalau perlu berikan contohnya!

5.      Jelaskan tentang arsip aktif, inaktif, dinamis, dan arsip statis.

6.      Setiap lembaga atau organisasi dalam kegiatannya akan menghasilkan produk tertulis atau terekam dalam berbagai media. Apa yang harus dilakukan untuk menata hasil produk tertulis/terekam tersebut?

7.      Jelaskan tentang sistem penyimpanan arsip yang anda ketahui!

8.      Bagaimana menentukan sistem penyimpanan arsip dari suatu organisasi?

9.      Sistem penyimpanan arsip berdasar abjad merupakan sistem penyimpanan yang paling sederhana. Sebutkan 5 cara menentukan indeks penyimpanan  berdasarkan abjad!

10.  Bagaimana cara mencantumkan kode penyimpanan berdasarkan tanggal untuk arsip surat masuk dan arsip surat keluar?

11.  Jelaskan tentang cara menentukan indeks pokok  soal dalam sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal/hal.

12.  Jelaskan secara singkat tentang sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor

a.       sistem klasifikasi Decimal

b.      sistem terminal Digit

13.  Jelaskan secara singkat tentang sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah.

14.  Apa yang Anda ketahui tentang sistem penyimpanan arsip dilingkungan lembaga pemerintahan.

15.  Apa yang Anda ketahui tentang sistem penyimpanan arsip di lingkungan organisasi swasta.

16.  Jelaskan tentang penggunaan kartu kendali untuk penyimpanan arsip surat masuk maupun keluar.

17.  Jelaskan manfaat penggunaan kartu pinjam arsip dalam peminjaman arsip.

18.  Kerjakan pembuatan  kartu kendali dan lembar warkat yang sudah selesai diproses dengan lembar kartu kendali yang tersedia.

 

BAB II

PRINSIP PENYIMPANAN

Tujuan Bab

Setelah membaca bab ini Anda diharapkan mengetahui persyaratan tempat penyimpanan yang dianggap layak. Selain itu, diperkenalkan petugas arsip yang memenuhi syarat untuk mengelola arsip. Anda juga dikenalkan  berbagai pola asas penyimpanan yang dapat digunakan oleh suatu organisasi. Demikian pula, Anda diharapkan mengetahui kebaikan atau keburukan asas yang digunakan oleh suatu organisasi.

Sasaran

Setelah mempelajari bab ini Anda dapat :

1.      menyebutkan kriteria tempat penyimpanan yang layak digunakan;

2.      menyebutkan satu diantara enam pola penyimpanan  yang dapat digunakan oleh suatu organisasi;

3.      menyebutkan  asas penyimpanan pola apa, bila ditunjukkan  salah satu bagan asas penyimpanan;

4.      merancang penggunaan salah satu asas penyimpanan dengan ditunjukkan salah satu  yang organisasi dengan  berbagai macam kegiatan;

5.      membuat laporan tentang asas penyimpanan yang diterapkan pada organisasi yang disurvei.

A.    Tempat Penyimpanan Arsip

Arsip disimpan di lemari atau di filling cabinet (filing kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet atau ‘lemari arsip berlaci’ (disingkat lemaci). Kenyataan di lapangan masih ada penggunaan lemari (bukan lemari khusus untuk arsip) dan belum menggunakan “lemaci” sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi-organisasi yang relatif kecil atau instansi-instansi pemerintah ditingkat bawah (misalnya kecamatan dan kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan  lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak  memiliki ‘lemaci’, maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan tiga hal :

1.      lemari harus kuat  (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak  karena dimakan  rayap (anai-anai) atau dimasuki (tikus) maupun rusak karena usia;

2.      ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat menyimpan arsip;

3.      konstruksi lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun menemukan kembali arsip yang disimpan.

Sebaiknya tempat menyimpan arsip menggunakan ‘lemaci’ (filing kabinet) atau lemari yang memang khusus untuk  arsip. Lemaci (filing kabinet) yang berukuran standar yang biasa untuk menyimpan arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan  beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan yaitu

a.       Luas  ruang untuk seorang arsiparis (petugas arsip) minimal berukuran 4 x 4 m= 16 m persegi;

b.      Desain  ruang harus dirancang agar penghawaan (ventilasi) cukup dan sinar matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas (udara kering) atau sebaliknya udara menjadi lembab (karena sinar matahari sangat kurang);

c.       Ruang tempat penyimpanan arsip perlu dipasang hygrometer (alat pengukur kelembaban udara);

d.      Selain  hygrometer, di ruangan perlu dipasang termometer supaya setiap saat dapat diketahui kondisi udara di ruang penyimpanan.

B. Peryaratan Petugas Kearsipan

Seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan agar dapat mengurus arsip secara profesional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip justru orang-orang atau petugas yang tidak dipakai atau tidak disenangi di bagian lain. Ada anggapan bahwa yang bertugas di bagian arsip adalah orang-orang yang 'disingkirkan'. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun dedikasinya terhadap organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip  dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.

Kearsipan yang baik ada korelasinya terhadap keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi (pimpinan kantor, pimpinan perguruan tinggi, atau pimpinan badan usaha dsb.). Keputusan yang akurat sebaggai produk kapemimpinan suatu organisasi tidak lepas dari tersedianya bahan informasi bersumber dari arsip. Oleh karena itu seorang petugas kearsipan harus mampu menyajikan bahan informasi secara tepat.

Informasi harus disajikan secara baik dalam hal waktu maupun bahan. Hal-hal tersebut di atas mengharuskan petugas kearsipan memenuhi keempat syarat sebagai arsiparis (keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan).

Keterampilan merupakan  persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang petugas kearsipan harus terampil dalam  memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu. Dengan kecekatan arsiparis dalam setiap penyajian  data yang diperlukan, Sistem Informasi Manajemen (SIM) di organisasi tersebut dapat berjalan lancar karena kearsipan salah satu mata rantai dari sekian banyak mata rantai dalam  jaringan sistem informasi manajemen. Jadi, penempatan seseorang di bagian arsip, tidak  sekedar dapat mengurus arsip, tetapi harus terampil dalam menjalankan tugas pekerjaan kearsipan. Untuk meyakinkan bahwa petugas yang ditempatkan dibagian arsip tersebut memiliki keterampilan, perlu diuji coba. Setelah ujicoba untuk menangani kegiatan kearsipan dan ternyata terampil, tidak diragukan lagi bahwa petugas tersebut dapat ditempatkan di bagian arsip. Selain melalui ujicoba tentang keterampilan yang harus dimilikinya perlu dilaksanakan tes keterampilan.

Ketelitian dimaksudkan bahwa petugas kearsipan harus memiliki tingkat
kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan  secara pasti kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya  tidak sama. Arsiparis harus  memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena  kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas dibagian arsip, tidak saja diperlukan, tetapi  merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.

Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban dan  keapikan. Seorang arsiparis  perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun  laci-laci peyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan  membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan  dan penemuan kembali arsip yang diperlukan. Jadi, kerapian arsiparis  berdampak positif terhadap ketepatan penyajian informasi. Dengan ketepatan penyajian, kegiatan organisasi dapat berjalan lancar dan berkembang sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaaannya. Seorang yang cerdas dapat mengurai masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat. Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak semata-mata melaksanakan tetapi ikut  andil memajukan organisasi. Dalam memajukan organisasi ia selalu aktif baik melalui usulan, himbauan maupun tindakan dalam keikutsertaan memperbaiki cara pelaksanaan yang lebih baik. Saat ini sudah waktunya, dipertimbangkan persyaratan yang harus dipenuhi seorang petugas kearsipan. Karena maju mundurnya organisasi sangat bergantung pada cepat dan tepatnya informasi sebagai bahan pengambilan keputusan. Arsip sebagai sumber data harus dapat diandalkan dalam menyajikan informasi. Hal ini dapat terlaksana apabila petugas memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

C. Asas Penyimpanan

Prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan, yakni keamanan, keawetan,  dan keefisienan pengolahan. Berdasarkan kenyataan di lapangan (organisasi pada umumnya) penyelenggaraan kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Dalam menghadapi perkembangan dan  kemajuan dari waktu ke waktu, perlu dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya penyelenggaraan kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap sesuai dengan kebutuhan yang dapat sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak sesuai lagi karena organisasi sudah makin berkembang. Perubahan asas  penyimpanan patut dilaksanakan manakala organisasi yang bersangkutan sudah makin berkembang, sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga volume kegiatan makin besar dan pembangunan tempat kerja makin luas dan terpencar. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal beberapa asas penyimpanan, yaitu sentralisasi, dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Asas sentralisasi sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan (di satu gedung atau satu ruang). Apabila organisasi tersebut mempunyai 6 unit kerja (misalnya) maka semua arsip  yang terjadi dalam organisasi tersebut akan dipusatkan penyimpanan arsipnya di satu ruang atau gedung dengan nama Bagian kearsipan. Jadi, semua unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan penyimpanan arsip (arsip inaktif dan statis) masing-masing unit kerja hanya sebagai pengolah arsip (arsip aktif). Arsip aktif adalah warkat yang urusannya masih dalam penyelesaian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat gambar berikut ini.

Gambar 13

1.      PENYELENGGARAAN PENYIMPANAN ARSIP

BERDASARKAN ASAS SENTRALISASI

Tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip berdasarkan asas sentralisasi adalah :

a.    untuk memudahkan penyeragaman prosedur penataan arsip, sistem penyimpanan, dan penyediaan peralatan;

b.    untuk menyeragamkan keterampilan petugas arsip dan memudahkan pengembangannya sehingga diperoleh tenaga yang memenuhi syarat ;

c.    untuk menekan kesalahan yang terjadi sekecil mungkin dan diharapkan dapat mencegah kesalahan secara dini dengan adanya saluran tunggal (secara sentral) ;

d.   untuk memperjelas tanggung jawab dalam hal terjadi kesalahan dan atau kehilangan berkas;

e.    untuk lebih mengefektifkan pengawasan dengan prosedur dan pengendalian secara sederhana

Asas desentralisasi sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuan agar kegiatan  pada setiap unit kerja yang tidak lama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya. Dengan demikian pengendalian masing-masing unit kerja dapat dilaksanakan dengan mudah. Penyelenggaraan penyimpanan asas desentralisasi dimaksudkan agar memudahkan tiga hal  berikut:

a.       dengan kegiatan yang berbeda-beda pada setiap unit kerja dimungkinkan sistem penyimpanan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan pada unit kerja yang bersangkutan;

b.      pengurusan arsip lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan karena lokasinya berada di unit kerja (tidak jauh letaknya);

c.       pemindahan atau penyusutan arsip dapat dilakukan dengan mudah karena. dapat  langsung dikaitkan dengan kebutuhan kegiatan pada unit kerjanya.

Untuk memperoloh gambaran lebih  jelas, dapat dilihat gambar penyelenggaraan arsip berdasarkan atas desentralisasi di bawah ini.

Gambar 14

2. PENYELENGGARAAN PENYIMPANAN ARSIP

BERDASARKAN ASAS DESENTRALISASI

Keterangan :

Tiap unit kerja (unit A, unit B, unit C, unit D, unit E, dan unit F) menyelenggarakan sendiri kegiatan kearsipannya.

Asas Kombinasi “Sentralisasi-Desentralisasi” merupakan dasar penyimpanan arsip untuk menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada prinsipnya mudah diseragamkan, tetapi ada unit kerja yang mempunyai kekhususan sehingga tidak dapat diseragamkan (digabung) dengan unit kerja yang lain. Dengan adanya kegiatan yang demikian, asas kombinasi dirasakan lebih sesuai. Asas penyimpanan arsip atas dasar kombinasi dapat terjadi, sebagian besar unit kerja. kearsipannya dipusatkan dan sebagian kecil kearsipannya diselenggarakan sendiri (kombinasi ini dinamakan sentralisasi-desentralisasi). Sebaliknya dapat terjadi, sebagian kecil unit kerja penyelenggaraan kearsipannya dipusatkan sedangkan sebagian besar unit kerja menyelenggarakan kearsipannya sendiri-sendiri (kombinasi desentra-sentra). Penyelenggaraan kearsipan dengan asas kombinasi dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 15

ASAS PENYIMPANAN KOMBINASI

SENTRA-DESENTRA

UNIT A

UNIT C Bag. Arsip

UNIT E

BAGIAN ARSIP Untuk Unit A, B, D, E

UNIT D

UNIT B

Gambar 16

ASAS PENYIMPANAN KOMBINASI

DESENTRALISASI-SENTRALISASI

 

Pada gambar 15 dan 16 keduanya menyelenggarakan kegiatan kearsipan berdasarkan asas kombinasi. Untuk gambar 15 ada 4 unit kerja yang menyelenggarakan kearsipannya secara sentral dan hanya 1 unit kerja yang kearsipannya diselenggarakan sendiri (desentralisasi. Untuk gambar 16 ada unit kerja yang menyelenggarakan kearsipannya sendiri-sendiri (desentralisasi) dan 2 unit kerja kearsipannya dipusatkan. Penyelenggaraan penyimpanan dengan asas kombinasi, baik ‘sentralisasi-desentralisasi maupun desentralisasi-sentralisasi’ dimaksudkan agar kelemahan yang muncul pada penyelenggaraan kedua asas (sentralisasi dan desentralisasi) dapat ditiadakan atau diperkeci1. Dengan penggunaan asas kombinasi dapat terjadi munculnya pola-pola penyimpanan seperti di bawah ini.

a.       Sebagian besar unit kerja menyelenggarakan kearsipan dipusatkan dan sebagian kecil unit kerja menyelenggarakan sendiri (gambar 15).

b.      Sebagian besar unit kerja menyelenggarakan kearsipan sendiri-sendiri dan sebaian kecil unit kerja dipusatkan (gambar 16).

c.       Seluruh unit kerja menyelenggarakan kearsipan sendiri-sendiri, tetapi kegiatannya ditempatkan pada satu ruang atau gedung seperti terlihat pada gambar 15. Dengan penyelenggaraan tersebut terjadi konsentrasi kegiatan (asas kombinasi dengan pola konsentrasi).

d.      Setiap unit kerja menyimpanan arsip sendiri-sendiri, tetapi penyelenggaraannya digabung menjadi beberapa kelompok dan tiap kelompok melakukan kegiatannya di satu ruang atau satu gedung seperti terlihat pada garnbar 16.

Kenyataan yang terjadi di lapangan, hampir tidak ada suatu organisasi yang menyelenggarakan penyimpanan arsipnya menurut salah satu asas secara murni. Artinya tidak ada yang secara murni hanya mendasarkan asas sentralisasi atau desentralisasi saja. Hal itu untuk menghindari terjadinya kesulitan, karena tidak semua organisasi mempunyai kegiatan yang jenis kegiatan hanya satu atau semacam saja. Biasanya organisasi menyelenggarakan diversifikasi kegiatan. Dengan diversifikasi kegiatan maka salah satu atau lebih dan kegiatan tersebut memerlukan spesifikasi dalam menyelenggarakan penyimpanan arsipnya Oleh karena itu penyimpanan dengan asas kombinasi justru banyak digunakan.

 

Gambar. 17

5. ASAS KOMBINASI DENGAN POLA KONSENTRASI

Keterangan

Asas penyelenggaraan kombinasi dengan pola konsentrasi. Sebenarnya menggunakan dasar desentralisasi karena masing-masing unit kerja menyelenggarakan kearsipannya sendiri-sendiri dengan tempat kegiatan dipusatkan seperti penyelenggaraan atas dasar sentralisasi.

Gambar 18

Keterangan

Asas penyelenggaraan kombinasi dengan pola dekonsentrasi, sebenarnya menggunakan dasar desentralisasi karena masing-masing unit kerja menyelenggarakan kearsipannya sendiri-sendiri, tetapi tempat kegiatan dikelompokkan menjadi beberapa kelompok (dalam contoh ini menjadi dua kelompok) seperti penyelenggaraan desentraliasasi.

Sete1ah membaca paparan tentang asas penyimpanan, timbul pertanyaan “Asas yang mana digunakan oleh suatu organiasi ?” Apakah berpedoman pada jenis kegiatan organisasi atau tersedianya lokasi tempat kegiatan? Misalnya kegiatan organisasi menempati beberapa gedung yang letaknya terpencar. Untuk menentukan suatu arsip akan disimpan menurut salah satu asas penyimpanan, diperlukan penelitian atau setidaknya pengamatan terhadap kegiatan organisasi. Memilih asas sentralisasi misalnya, berarti semua kegiatan pengelo1aan arsip dilakukan melalalui ‘satu pintu’ Pengelolaan arsip dengan cara ini mudah dilaksanakan, dikembangkan, dan diawasi. Tetapi, perlu dipikirkan apakah semua unit kerja organisasi itu mempunyai kegiatan yang sama atau hampir sama. Jika kegiatan setiap unit kerja tidak sama, maka pemusatan pengelolaan arsip tidak akan efektif. Ketidakefktifan pengelolaan arsip itu disebabkan oleh perbedaan warkat (arsip) yang dihasilkan tiap unit kerja (arsip tekstual, audio-visual, kartografi). Warkat hasil kegiatan organisasi dapat berujud surat, kuitansi, data statistik, peta wilayah, rekaman kaset/video, foto dan sebagainya. Perbedaan ujud arsip mengharuskan penyimpanan yang berbeda. Oleh karena itu. penge1olaan yang sama untuk arsip yang berbeda dapat mengurangi keefektifan kerja.

Jika suatu organisasi memilih asas sentralisasi maka syarat yang harus dipenuhi, yakni letak unit kerja berdekatan, warkat yang disimpan sama ujudnya. Perkembangan organisasi yang terjadi, yang semula kecil kemudian berkembang menjadi organisasi besar. Atau semula bergerak pada suatu usaha (kegiatan), kemudian meluaskan usahanya. Dengan perubahan itu, pembangunan gedung tempat kerja akan bertambah atau jenis kegiatannya bertambah. Dengan penambahan bangunan atau luasnya usaha, maka asas penyimpanan perlu diubah (agar keefektifan kerja tetap terjamin).

Dengan demikian, asas penyimpanan arsip dalam jangka waktu tertentu dapat berubah sesuai dengan perkembangan organisasi. Jadi, memilih asas penyimpanan tergantung pada pertimbangan:

1.      jenis arsip tiap unit kerja;

2.      lokasi ruang atau gedung yang digunakan tiap unit kerja;

3.      perubahan kegiatan organiasasi.

Berbagai asas penyimpanan arsip yang tersedia dapat dipilih oleh suatu organisasi. Pilihan itu dapat berubah dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan. Selama tidak terjadi pengubahan kegiatan baik jenis kegiatan maupun tempat kegiatan, tidak perlu mengubah asas penyimpanan.

Asas penyimpanan arsip secara tidak-memusat (desentralisasi) biasanya digunakan oleh organisasi yang cukup besar dengan jenis kegiatan beraneka ragam dan lokasi tiap unit kerja. menyebar (meskipun dalam satu wilayah). Asas penyimpanan kombinasi (gabungan) dapat digunakan oleh organisasi dengan pertimbangan, ada unit kerjanya mempunyai spesifikasi hingga sulit untuk memberlakukan sama seperti unit kerja yang lain. Demikian pula, dapat terjadi kegiatannya berada di beberapa tempat sehingga penyimpanan atas dasar asas kombinasi memakai pola yang utama sentralisasi dan sebagian kecil mendasarkan asas desentralisasi.

Kapan suatu organisasi harus memilih asas kombinasi dengan pola ‘sentra-desentra’ seperti terlihat pada gambar 15. Demikian pula, kapan organisasi harus memilih asas penyimpanan dengan pola sentra-desentra dan pola desentra-sentra, asas penyimpanan mengacu pada 1etak gedung dengan pertimbangan adanya spesifikasi kegiatan dalam organisasi yang bersangkutan. Tidak tertutup kemungkinan adanya pola penyimpanan seperti pada gambar 15 (sentra-desentra). tetapi kegiatan pengelolaannya diselenggarakan di dalam satu ruang atau gedung. Demikian pula, dapat terjadi pada pola seperti pada gambar 16 (desentra-sentra). Untuk tidak mengaburkan terapan terhadap asas penyimpanan, sebenarnya letak ruang atau gedung tidak menentukan ciri pola penyimpanan arsip. Ciri suatu asas penyimpanan arsip terletak pada prosedur pengelolaannya. Jadi, apabila asas sentralisasi yang digunakan berarti penyimpanan arsip baik pengolah arsip maupun penyimpan dilaksanakan oleh satu unit kerja yang biasanya disebut ‘bagian arsip’ dalam suatu organisasi. Dapat terjadi bagian arsip menempati dua atau tiga ruang (tidak hanya satu ruang). Tetapi prosedur pengelolaan tetap melalui ‘satu pintu’ yakni bagian arsip. Sebaliknya dapat terjadi pengolah arsip (misalnya unit A), penyimpanan arsip (bagian arsip) berlokasi di ruang atau gedung yang sama. Padahal, prosedur pengelolaan arsip melalui ‘dua pintu’, yakni unit A sebagai pengolah arsip (pintu pertama) dan bagian arsip sebagai penyimpanan (pintu kedua). Dalam hal ini, asas penyimpanan yang digunakan adalah asas desentralisasi.

Hal sepérti tersebut di atas dapat terjadi pada pola penyimpanan berdasarkan asas kombinasi. Contoh, organisasi X yang menggunakan asas penyimpanan kombinasi dengan pola konsentrasi (gambar 17) pengolah arsip, yakni unit A, unit B, unit C, unit D,  unit E, dan unit F dapat terjadi penyemuan (seperti asli padahal tidak) asas penyimpanan arsip. Prosedur pengolah arsip dan penyimpan arsip semua melalui 2 pintu. Pintu pertama, yakni pengolah arsip (unit A, unit B, unit C, unit D, unit E, unit F). Pintu kedua, yakni bagian penyimpanan arsip yang berlokasi di satu ruang atau gedung, tetapi kegiatan penyimpanan arsip dilakukan oleh petugas masing-masing unit. Keenam unit kerja yakni A, B, C, D, E, dan F dapat berlokasi di satu ruang atau di beberapa ruang seperti pada asas sentralisasi.

Pengolah arsip atau dapat disebut petugas pengelola warkat, artinya warkat itu masih dalam proses penyelesaian. Dengan kata lain, arsip yang ditangani masih 100 % aktif (dinamis aktif). Arsip dalam kondisi seperti ini masih beredar dari satu meja ke meja lain untuk proses penyelesaian. Andaikan arsip ini disimpan, sifatnya sementara, karena masih akan dikeluarkan untuk penyelesaikan selanjutnya. Apabila urusan isinya (isi warkat) sudah selesai diproses (setelah dibaca atau sudah dibalas), maka warkat tersebut akan diberi tanda yang ujudnya bermacam-macam. Tanda selesai diproses, dapat berupa catatan ‘sudah dibaca’ , ‘harap disimpan’, atau sekedar diparaf dan mungkin tanda-tanda yang lain yang maknanya sudah selesai diproses.

Penyimpan arsip adalah petugas bagian arsip yang melakukan penyimpanan karena warkat sudah selesai diproses. Jadi, arsip yang disimpan itu sudah ada tanda ‘pembebas’. Arsip yang dalam kondisi seperti ini, dapat dikatakan sudah tidak 100 % aktif. Nilai keaktifannya dapat tinggal 75 %, atan 50 %, bahkan kurang dari itu. Hal ini tergantung pada isi urusannya. Kalau isi urusannya sangat penting dapat berkali-kali dikeluarkan dari tempat penyimpanan sebagai bahan informasi dalam kegiatan organisasi. Arsip yang berkali-kali dikeluarkan untuk bahan informasi nilai keaktifannya tinggi dan sebaliknya, nilai keaktifannya rendah.

Perlatihan

1.      Sebutkan tempat penyimpanan arsip pada umumnya, baik dalam pengolah arsip maupun dalam bagian penyimpanan arsip.

2.      Sebutkan kriteria tempat penyimpanan arsip yang memenuhi syarat layak pakai.

3.      Sebutkan salah satu di antara pola-pola penyimpanan yang Anda ketahui dan jelaskan dengan kata-kata sendiri secara singkat.

4.      Buatlah rancangan pola penyimpanan arsip di salah satu oranisasi (pilih salah satu organisai yang Anda kenal) menurut gagasan Anda sendiri.

5.      Jelaskan tugas seorang pengolah warkat (arsip) di salah satu unit kerja dalam suatu oranisasi yang menggunakan asas sentra1isasi dalam penyimpanan arsip.

6.      Jelaskan tugas seorang penyimpan arsip dalam suatu organisasi yang menggunakan asas sentralisasi dalam penyimpanan arsip.

7.      Jelaskan tugas seorang pengolah arsip di salah satu unit kerja dalam suatu organisasi yang menggunakan asas desentralisasi dalam penyimpanan arsip.

8.      Apa perbedaan pengolah arsip dengan penyimpan arsip dalam organisasi yang menggunakan asas kombinasi dengan pola konsentrasi dalam penyimpanan arsip.

Tugas mandiri:

9.      Diskusikan hasil rancangan Anda pada soal 4 di kelompok yang telah Anda bentuk, dan laporkan rancangan hasil diskusi.

10.  Anda diminta melakukan survei secara kelompok (tiap kelompok terdiri dari 3 sampai 5 orang) di salah satu organisasi yang berlokasi di kota Anda. Laporkan hasilnya. Sasaran survei yaitu petugas pengolah arsip, penyimpan arsip, asas penyimpanan arsip, dan tempat arsip itu disimpan.

(Selanjutnya harap dibaca BAB III dab VI)